一：發貨人

1： 提供貨物資料：品名，件數，重量，箱規尺寸，目的港及目的港收貨人名稱、地址、電話、出貨時間，發貨人名稱、電話、地址。

2： 應具備的報關資料：

A：清單、合同、發票、手冊、核銷單、機電卡等。

B： 填寫報關委託書並蓋章及蓋章空白信紙1份以備報關過程中備份需要，交由委託報關的貨代或報關行進行處理。

C：確認是否具有進出口權以及產品是否需要配額。

D：根據貿易方式將上述文件或其他必備文件交由委託報關的貨代或報關行進行處理。

3： 尋找貨運代理：發貨人可自由選擇貨運代理，但應從運價、服務、以及貨代實力和售後服務等方面選擇適合的代理公司。

4： 詢價：向所選擇的貨運代理公司進行運價協商各航空公司因所具有的服務不同，給貨運代理公司的運價也不同，一般來説重量級別越大價格就越優惠。

二：貨運代理公司

1：委託書：發貨人與貨運代理確定運輸價格以及服務條件後，貨運代理將給發貨人一份空白“貨物託運委託書”，發貨人將如實填寫此份託運書，並傳真或交回貨運代理。

2：商檢： 貨運代理將檢查委託書內容是否齊全（不全或不規範的要補充），瞭解貨物是否要做商檢，並對需要做商檢的貨物進行協助辦理。

3：訂艙： 貨運代理根據發貨人的“委託書”，向航空公司訂艙（也可由發貨人指定航空公司），同時向客户確認航班以及相關信息。

4：接貨 A：發貨人自送貨：貨運代理應傳真貨物進倉圖給發貨人，註明聯繫人、電話、送貨地址、時間等。以便貨物及時準確入倉。 B：貨運代理接貨物：發貨人需向貨運代理提供具體接貨地址、聯繫人、電話、時間等相關信息，以確保貨物及時入倉。

5：運輸費用結算： 雙方在未接貨物時應該確定： 預付：本地付費用 到付：目的港客人付費用

6：運輸方式：有直達、空空轉運、海空聯運、陸空轉運。

7： 運費組成：空運費（以貨代和發貨人協商運價為準）、報關費，單證費，燃油附加費以及戰爭險貨站地面處理費以及可能因貨物不同而產生的其他雜費。

三：機場/航空公司貨站

1、理貨： 當貨物送至相關的貨站後，貨運代理會根據航空公司的運單號碼，製作主標籤和分標籤，貼在貨物上，以便於起運港及目的港的貨主、貨代、貨站、海關、航空公司、商檢、及收貨人識別。

2、過磅： 將貼好標籤的貨物交由貨站過安全檢查，過磅，以及丈量貨物尺寸計算體積重量，之後貨站將整單貨物的實際重量以及體積重量寫入“可收運書”，加蓋“安檢章”“可收運章”以及簽名確認。

3、打單： 貨運代理根據貨站的“可收運書”將全部貨物數據，打入航空公司的運單上。

4、特殊處理：可能因貨物的重要性、危險性、以及裝運限制（如超大、超重等），貨站將要求承運的航空公司代表進行審核，並簽字説明，才可入倉。

四：商檢

1：單證: 發貨人必須出具清單、發票、合同、報檢委託書（由報關行或貨代提供）

2：向商檢預約查驗時間。

3：檢驗：商檢局將抽取貨物樣品或現場評定，做出審核結論。

4：放行：檢驗合格之後，商檢局將在“報檢委託書”上做出認證。

5：商檢根據各類貨物的“商品編碼”監管條件進行相應的操作。
 

五：報關行

1：接單、送單： 客户可自行選擇報關行，也可委託貨運代理公司進行報關，但不論如何，都需要將發貨人所準備好的所有報關資料，連同貨站的“可收運書”，航空公司的正本運 單及時交給報關行，以便於及時報關，方便貨物及早通關以及運輸。

2：預錄入： 報關行將根據以上文件，整理並完善所有報關文件，將數據錄入海關係統，進行預先審核。

3：申報：預錄通過後，可進行正式申報程序，將所有單證交由海關審核。

4：送單時間：根據航班時間：需在中午報關通過的貨物單證最遲需要在上午10:00點前交接給報關行；需在下午報關通過的貨物單證最遲在下午15:00點前交接給報關行。否則將加重報關行報關速度的負擔，也可能導致貨物不能進入預計航班，或因情況緊急而造成貨站收取超時費用。

六：海關

1：審單：海關將根據報關資料審核貨物以及單證。

2：查驗：抽查或者由貨運代理自查（後果自負）。

3：徵税：海關根據貨物的類別，按照國家法律的規定收取税收，並填寫核銷單（以便貨物出口後，貨主退税用）。

4：放行：以上手續完備後，海關將對貨物進行放行，在相關單證上加蓋海關放行章，交給相關的報關行。

七：航空公司

1：排艙：航空公司將已經被海關放行的貨物根據貨物尺寸、輕重編排裝載表，交由貨站進行貨物裝箱或預配。

2：裝機：貨物經過裝箱或預配後，進行裝機工作，並按照裝載艙單，通知轉運港以及目的港，以便貨物的順利中轉及到達。

3： 重貨：貨物的實際重量大於體積重量 拋貨：貨物的實際重量小於體積重量 航空公司將按照計費重量向貨運代理收取運費，貨運代理也按照計費重量向客户收取運費，貨站也向貨代按計費重量收取地面處理費。